Wir haben geschult. Aber können wir es auch belegen?
Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt seit Februar 2025 ausreichende KI-Kompetenz Ihres Personals. Was viele überrascht: Eine externe Schulung ist nicht vorgeschrieben. Der Nachweis, dass Kompetenz vorliegt, schon.
Was Artikel 4 tatsächlich verlangt
Der Wortlaut ist knapp: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen dafür sorgen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Diese Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025 — sie war die erste des AI Act, die scharf geschaltet wurde, und sie ist die einzige, die alle trifft.
Keine Schwellenwerte, keine Risikoklasse, keine Branchenliste. Wer im Unternehmen KI einsetzt — und sei es ein Assistent im Kundenservice — fällt darunter.
Quelle: Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), Artikel 4, anwendbar seit 2. Februar 2025. Angaben aus übereinstimmenden Fachveröffentlichungen von IHK-Organisation und Haufe Akademie; maßgeblich ist der Verordnungstext. · Stand September 2026
Das Missverständnis: Schulungspflicht ist nicht gleich Kursbuchung
Weil die Pflicht meist als „Schulungspflicht" verkürzt wird, entsteht der Eindruck, man müsse Mitarbeitende in einen zertifizierten Kurs schicken. Das ist so nicht richtig.
Artikel 4 verlangt Kompetenz, nicht Kursteilnahme. Wie diese Kompetenz entsteht, ist Ihnen überlassen.
Sowohl die IHK-Organisation als auch die Haufe Akademie stellen ausdrücklich klar, dass es sich nicht um eine externe Schulungsverpflichtung handelt. Kompetenz lässt sich auch durch interne Einweisung, verständliche Leitlinien, begleitete Einführung oder dokumentierte Praxis sicherstellen.
Für den Mittelstand ist das eine gute Nachricht — und zugleich der Punkt, an dem es unangenehm wird. Denn was frei gestaltbar ist, muss trotzdem belegbar sein.
Der eigentliche Knackpunkt: der Nachweis
Stellen Sie sich die Frage in ihrer unangenehmsten Form: Ein Kunde, ein Prüfer oder im Ernstfall ein Gericht fragt, ob Ihr Personal im Umgang mit KI kompetent war — nicht heute, sondern zum Zeitpunkt des fraglichen Vorgangs.
Was können Sie vorlegen?
- Wer hat teilgenommen — namentlich, nicht „das Team"
- Wann — mit Datum, nicht „im Frühjahr"
- Welche Inhalte — konkret genug, um die Angemessenheit beurteilen zu können
- Für welche Systeme — Kompetenz für ein Übersetzungswerkzeug ist nicht Kompetenz für ein Bewerber-Ranking
- Was galt vorher — bei neuen Mitarbeitenden und neuen Systemen
Die letzten beiden Punkte sind die, an denen es in der Praxis scheitert. Eine Teilnahmeliste beantwortet die ersten drei. Die Verknüpfung zu den eingesetzten Systemen und die Historie fehlen fast immer.
Wie Sie anfangen — ohne Kursbuchung
Ein pragmatischer Weg, der auch ohne Budget funktioniert:
- Bestand klären. Welche KI-Werkzeuge sind im Einsatz, und wer arbeitet damit? Ohne diese Liste ist jede Schulung ein Schuss ins Blaue.
- Angemessenheit festlegen. Wer nur einen Textassistenten nutzt, braucht weniger als wer ein System mit Entscheidungswirkung bedient. Halten Sie fest, warum Sie das jeweilige Niveau für ausreichend halten.
- Durchführen und dokumentieren. Intern oder extern — aber mit Datum, Teilnehmenden und Inhaltsübersicht.
- Verknüpfen. Ordnen Sie den Nachweis den Systemen zu, für die er gelten soll.
- Wiedervorlage setzen. Neue Systeme und neue Mitarbeitende lösen den Bedarf erneut aus.
Externe Anbieter gibt es reichlich — TÜV Süd, TÜV Nord, DEKRA, die IHK-Akademien und Haufe bieten standardisierte Formate an. Ob Sie eines davon brauchen, hängt davon ab, wie kritisch Ihre Systeme sind. Wir verkaufen keine Schulungen und empfehlen auch keine gegen Provision.
Was Regovio dazu beiträgt
Klar zur Abgrenzung: Regovio ist kein Schulungsanbieter und enthält kein Schulungsmodul. Was es abdeckt, ist der Teil, der nach der Schulung übrig bleibt — und der in der Praxis das eigentliche Problem ist.
| Anforderung | Regovio | Stand |
|---|---|---|
| Welche Systeme im Einsatz sind | Register mit Typ, Einsatzkontext und Verantwortlichem | heute verfügbar |
| Nachweise als eigene Objekte führen | Typ, Quelle, Gültigkeit, Versionen — verknüpft mit dem jeweiligen Asset | heute verfügbar |
| Rückwirkend belegen, was wann galt | Append-only Audit-Log mit Akteur und Zeitpunkt | heute verfügbar |
| Nachweispaket herausgeben | Audit-Export mit SHA-256-Manifest je Datei | heute verfügbar |
| Offene Punkte sichtbar machen | Lückenlisten und Governance Score je Dimension | heute verfügbar |
| Schulungsinhalte bereitstellen | Nicht enthalten — und nicht geplant als eigenes Angebot | auf der Roadmap — heute nicht enthalten |
| Teilnehmerverwaltung, Zertifikate | Nicht enthalten | auf der Roadmap — heute nicht enthalten |
Wenn Sie noch nicht wissen, welche KI-Werkzeuge überhaupt im Haus sind, fangen Sie besser dort an: Shadow AI sichtbar machen. Und wenn die Frage aus einer NIS2-Betroffenheit heraus kommt, ist die Haftungsfrage der passendere Einstieg.